Como usar e-mail com elegância

O e-mail já faz parte da vida da maioria das pessoas, que utilizam a ferramenta como o principal meio de comunicação profissional e também pessoal. Mas você realmente sabe usá-lo de forma adequada? A etiqueta virtual recomenda algumas regras. Veja as dicas dos especialistas.
“Um simples deslize em uma mensagem pode colocar por água abaixo uma importante negociação ou, até mesmo, provocar desentendimentos entre amigos”, explica uma das diretoras do CLIV Solution Group e especialista em gestão de talentos, Angela Sardelli.
De acordo com Angela, por mais que já faça parte da nossa rotina, a comunicação virtual deve seguir regras da chamada “etiqueta virtual”. Uma das normas é evitar mensagens longas e grandes blocos de textos comprimidos, o que dificulta a leitura do destinatário.
O ideal é dividir o texto em pequenos parágrafos, utilizando espaços entre eles e separando os assuntos. Apesar da correria do dia-a-dia e da aparente informalidade do e-mail, é essencial ficar atento à linguagem e à gramática, para evitar erros de português e garantir a credibilidade ao emissor.
Cuidados na grafia também são importantes. “Os profissionais devem evitar ainda, a todo custo, o uso de letras maiúsculas, o recurso soa como autoritarismo e falta de educação”, orienta Celina Beatriz Gazeti, também diretora do CLIV Solution Group.
Cuidado com as cópias
As profissionais indicam que os campos de cópias abertas (Cc) devem ser utilizados com prudência e ética, somente sendo copiados aqueles realmente envolvidos no assunto. “Caso contrário, é passada a imagem de que a pessoa quer se promover com superiores ou denegrir a imagem de colegas”, destaca Celina.
A hierarquia da empresa precisa ser respeitada também na comunicação virtual: coloca-se o nome do chefe primeiro na cópia e, em seguida, dos demais, em ordem alfabética.
No campo “assunto”, a dica é ser sintético e usar a palavra “Urgente” somente quando for realmente necessário. Antes de encaminhar piadas, historinhas e correntes, o profissional deve pensar dez vezes, porque, além de incomodar quem as recebe, elas lotam as caixas de e-mails.
Para Angela, outro erro comum é os profissionais se esquecerem de criar uma nova mensagem quando o assunto não for mais compatível com o tema. E não custa reforçar que as mensagens virtuais podem ser utilizadas como documentos e provas. Portanto, cuidado.
“É preciso ser cauteloso. E-mail é passível de fraudes e alterações antes, durante ou depois de seu envio e recebimento, sendo vulnerável enquanto prova ou documento. De qualquer modo, já existem certificações que garantem sua autenticidade”, explica Celina.

Fonte:

Dicas para conviver melhor com a tecnologia. Disponível em: http://br.tecnologia.yahoo.com/080115/54/gjj28u.html Acesso em: 15 jan 2008.